On va voir ensemble la majorité des éléments administratifs auxquels tu dois penser pour ta société. Que ce soit les déclarations que tu dois faire, les assurances auxquelles tu dois souscrire, les conformités RGPD, etc.
En revanche on ne rentrera pas dans le détail de chaque éléments, ce serait beaucoup trop long, donc voit cet article comme une checklist des éléments à ne pas oublier.
1. Création & statuts juridique pour ta box
- Choix de la forme de ta société : SAS / SASU (pour la souplesse) ou SARL / EURL (pour la sécurité)
- Rédaction des statuts : objet social incluant exploitation d’un établissement d’activités physiques et sportives, coaching, vente de matériel
- Dépôt du capital social
- Annonce légale
- Immatriculation RCS pour obtenir l’extrait K-bis.
- Déclaration au Registre des bénéficiaires effectifs (RBE)
- Pacte d’associés & règles de sortie (optionnel mais conseillé).
Pour ces éléments, je te recommande de demander conseil à ton comptable et ton avocat. Le pacte d’associé par exemple est un document qui est souvent laissé de côté car “on est associé, on se fait confiance”, alors que malheureusement on ne compte plus les histoires d’associés qui ont mal terminées.
2. Déclaration “établissement sportif”
- Dès qu’on ouvre au public, déposer le formulaire Cerfa 12699 03 auprès de la DRAJES (ou en ligne sur eAPS)
- Mise à jour à chaque changement de dirigeant ou d’activité.
Et il y a plein d’autres points à prendre en compte pour la mise en conformité EPR de cet établissement, mais ça on en parlera dans un article dédié, donc on ne va pas revenir dessus.
3. Éducateurs & encadrement
Bien évidemment, tous tes coachs doivent avoir les diplômes adaptés pour pouvoir exercer leur fonction, je ne t’apprends rien ici.
Il faut aussi que tu penses à mettre à disposition du public un registre du personnel encadrant.
4. Assurances obligatoires
- Surtout bien penser à prendre une Responsabilité civile professionnelle + Responsabilité civile exploitation
- Garantie dommages corporels pour les adhérents
- Multirisque locaux, vol, perte d’exploitation, RC décennale si travaux structurels.
Surtout n’oublie pas les assurances ! Sinon au moindre problème tu risques très gros !
Pense également à prendre une prévoyance santé, c’est souvent mis de côté par les dirigeants mais c’est aussi très important.
5. Comptabilité & fiscalité
Tu auras un comptable pour t'aider donc j'y passe très vite, cette liste n'est pas exhaustive mais tu y trouveras quelques éléments sur lesquels tu devras travailler :
- Option IS (taux plein 25 % ou taux réduit 15 % sur les 42 500 € de premiers bénéfices pour les PME < 10 M € de CA),
- TVA : réel simplifié (< 840 k €) ou réel normal ; franchise si CA < 91 k € HT
- CFE (dès la 2ᵉ année)
- CVAE qui est encore due en 2025 (taux max 0,19 %), la suppression totale est repoussée à 2030.
- Taxes annexes : SACEM/SPRE (pour la diffusion de musique),
- Tenue comptable conforme PCG,
- Logiciel certifié anti-fraude (oui oui, en 2025 on oublie la compta sur Excel et on utilise un vrai logiciel comptable),
- Dépôt des comptes annuels au greffe (ça on a vite fait d’oublier et de se retrouver avec une convocation au tribunal et 1500 € d'amende).
6. Protection juridique & Propriété Intellectuelle
- Dépôt de ta marque auprès de l’INPI (nom de la box + logo)
- Contrat de licence CrossFit® (> 4 500 USD) si tu utilises la marque
- Clauses CGV/CGS (Conditions Générales de Vente/Services) conformes Code de la consommation
7. Protection des données (RGPD)
- Registre des traitements (adhérents, vidéosurveillance, newsletter)
Tenir (ou au minimum préparer) un registre des traitements – même si l’exemption < 250 salariés existe, elle tombe dès qu’on traite des données sensibles (santé) ou qu’il y a risque pour la vie privée, d’où l’utilité de garder un registre à jour (art. 30 RGPD)
- Mentions légales, cookies, droit d’accès
- Déclaration vidéosurveillance en préfecture + panneau d’information CNIL.
8. Divers à ne pas oublier
- Contrat collecte déchets (cartons, DEEE, déchets d’équipements sportifs)
- Contrôle qualité de l’eau si douche collective (> 1 m³/j).
Je sais que ça fait beaucoup de chose, et encore que cette liste n'est pas exhaustive, selon ta situation tu auras plus ou moins de paperasse à gérer. Si je devais avoir un seul et unique conseil à te donner à ce sujet ce serait de t'y mettre le plus tôt possible. On a toujours tendance à repousser ce genre de tâche au lendemain mais en faisant ça on prend le risque de rendre des documents en retard voire même de complètement oublier qu'on devait les rendre. Dans le pire des cas, selon le document que tu rends en retard tu risques des pénalités ou des amendes, donc mieux vaut éviter cela.